La conservazione delle buste paga, diversamente dalla consegna ai dipendenti, non è una misura di per sé obbligatoria. Risulta, tuttavia, una pratica che risulta preferibile fare per molteplici ragioni, a cominciare dal fatto che permette di trovarsi pronti in presenza di un controllo fiscale. Così come è possibile effettuare la consegna buste paga online, la stessa cosa può essere predisposta per le operazioni di conservazione di tali documenti. Un metodo che consente di recuperare il materiale fiscale e amministrativo più velocemente, risparmiando tempo prezioso alla ricerca di quanto occorre negli archivi. I moderni software gestionali, inoltre, assicurano il pieno rispetto della privacy dei collaboratori: un aspetto diventato di fondamentale importanza per le aziende. In questo articolo analizziamo in cosa consiste la conservazione delle buste paga, per quanto tempo e in che modo è consigliabile farla.

Premessa: l’obbligo di consegna delle buste paga

Come abbiamo avuto modo di accennare, se la conservazione delle buste paga non risulta obbligatoria, lo stesso non lo si può certo dire della consegna dei cedolini ai dipendenti. Tale misura è disciplinata all’interno della Legge n.° 4 del 5 gennaio 1953. La norma stabilisce, appunto, l’obbligo di consegna per il datore di lavoro dei prospetti paga. Se ciò non avviene o presenta dei ritardi, la persona a capo dell’azienda è passibile di sanzioni, che possono risultare alquanto severe. Perché la busta paga è considerata così importante dallo Stato italiano? La motivazione principale sta nel fatto che è il solo modo per il dipendente di sapere tutto ciò che riguarda retribuzione, ferie, permessi e, di conseguenza, il TFR. Il recapito delle buste paga può essere fatto a mano, via mail, via PEC. Sempre più imprese scelgono, tuttavia, di utilizzare un software gestionale che permette di caricare i file sul sito web dell’azienda, all’interno di un’area riservata a cui accede soltanto il dipendente. Una soluzione che assicura il rispetto delle scadenze ma anche quello della privacy.

Conservazione buste paga: di cosa si tratta e quali sono i vantaggi

Cosa si intende per busta paga? Si tratta di un documento meglio noto come prospetto o cedolino paga che attesta il pagamento dello stipendio. Il cedolino non va confuso con il LUL, ovvero il fascicolo che presenta nel dettaglio la documentazione inerente il rapporto di lavoro che l’azienda detiene con il dipendente e che in genere include i prospetti paga. La conservazione del LUL è obbligatoria in seguito all’entrata in vigore del D.M. del 9 luglio 2008. Perché è utile in ogni caso conservare le buste paga? Ecco le ragioni principali:

• In caso di controllo da parte degli organi di vigilanza, il recupero dei prospetti paga consente di poter dimostrare la correttezza della consegna nei modi e nei tempi previsti.
• Il cedolino deve anche essere firmato da parte del lavoratore. In alternativa è necessario dimostrare l’attestazione della consegna del documento tramite i canali digitali: mail, PEC e area riservata del sito web aziendale. Una custodia ottimale permette di velocizzare la procedura.
• Il cedolino paga ha valore per quanto riguarda l’attestazione della quietanza del pagamento. Non dimostra, tuttavia, la rispondenza tra quanto concordato e percepito dal dipendente, né il fatto che sia avvenuta la retribuzione. È comunque un documento che porta a presumere la correttezza dell’operato da parte del titolare dell’impresa.

Perché gestire le buste paga tramite un software gestionale

Come abbiamo già avuto modo di accennare, le buste paga possono essere conservate secondo due modalità: digitale, attraverso specifici supporti telematici, e cartacea. Quest’ultima opzione, oltre a essere meno pratica, comporta la produzione di un ampio quantitativo di carta e si rivela perciò tutt’altro che ecologica. I software gestionali rappresentano la soluzione più all’avanguardia per le aziende per quanto concerne la gestione delle risorse umane, anche per quanto riguarda tutto ciò che ruota intorno alle buste paga. In caso di ispezione, consentono di recuperare i documenti in maniera tempestiva. La catalogazione risulta precisa, ordinata e veloce. A patto, naturalmente, di aver creato un archivio di cedolini paga di stampo digitale che sia di facile consultazione. Anche la consegna della copia del documento al dipendente ne trae vantaggio, a fronte di una puntuale conservazione di tutti i cedolini, dal primo all’ultimo: un valore aggiunto per le collaborazioni che vanno avanti da diversi anni. Essendo le buste paga a portata di mano del lavoratore, anch’esso trarrà vantaggio dal disporre di un programma accessibile tramite area riservata, essendo il cedolino indispensabile per poter disporre di un mutuo, di un prestito, di un auto a noleggio e via dicendo. La consultazione avviene in totale autonomia per ambo le parti e nel pieno rispetto della privacy: una questione complessa e la cui trattazione richiede particolare attenzione. La normativa attualmente in vigore in Italia è il cosiddetto GDPR, ovvero il Regolamento UE del 2016/679. Per le buste paga ne stabilisce la conservazione per dimostrare il rispetto della consegna, a fronte della possibilità di effettuare controlli periodici. La conservazione va fatta per non oltre 5 anni, senza che la persona interessata possa essere identificata.